Assetmanagement

De benodigde informatie verschilt per organisatie en toepassing. Veelgebruikte categorieën zijn:

• identificatie en locatie van de asset;
• type, fabrikant, model en technische kenmerken;
• functie, gewenste prestaties en kriticiteit;
• relaties met ruimten, bouwdelen, systemen en andere assets;
• conditie, storingen en onderhoudshistorie;
• garanties, certificaten, handleidingen en veiligheidsinformatie;
• energie-, gebruiks- en prestatiegegevens;
• kosten, restlevensduur en geplande ingrepen;
• bron, versie, datum en verantwoordelijke van de informatie.

Meer data is niet automatisch beter. Leg vooral vast wat nodig is voor besluiten, uitvoering en verantwoording.

Assetdata is betrouwbaar wanneer zij geschikt is voor het doel: juist, volledig genoeg, actueel, eenduidig en herleidbaar. Ook moet duidelijk zijn welke asset wordt bedoeld en welke bron of versie leidend is.

Een technisch correct bestand is niet voldoende wanneer objecten dubbel voorkomen, locaties ontbreken of verschillende partijen dezelfde begrippen anders gebruiken.

De asseteigenaar of beheerorganisatie bepaalt welke informatie nodig is en welke kwaliteitseisen gelden. Projectpartners en leveranciers zijn verantwoordelijk voor de gegevens die zij creëren of aanleveren. De ontvangende organisatie moet controleren of deze informatie bruikbaar is en goed wordt beheerd.

Duidelijke rollen zijn belangrijk: wie is bronhouder, wie mag wijzigen, wie controleert en wie herstelt fouten?

Productdata beschrijft een producttype of handelsartikel, bijvoorbeeld technische eigenschappen van een warmtepompmodel. Assetdata beschrijft het concrete exemplaar dat op een bepaalde locatie is toegepast, inclusief plaatsing, status, onderhoud en relaties met andere onderdelen.

Je hebt beide nodig. Zonder productdata weet je onvoldoende wat het object kan; zonder assetdata weet je niet welk exemplaar waar staat en wat ermee is gebeurd.

Begin niet pas aan het einde van een project met de informatieoverdracht. Leg vooraf vast welke gegevens nodig zijn, welke definities en standaarden worden gebruikt, in welk formaat wordt geleverd en hoe de informatie wordt gecontroleerd.

Koppel informatie aan herkenbare objecten en behoud bron- en versiegegevens. Test tussentijds of de beheerorganisatie de geleverde data daadwerkelijk kan inlezen en gebruiken.

Een digitaal bouwwerkdossier brengt betrouwbare informatie over een bouwwerk gedurende de levenscyclus bij elkaar of maakt die informatie vindbaar. Het kan onder meer specificaties, productdata, ontwerp- en opleverinformatie, onderhoudsgegevens en wijzigingen bevatten.

Het dossier hoeft niet één centraal systeem te zijn. Belangrijk is dat informatie samenhangend, toegankelijk, actueel en herleidbaar blijft voor bevoegde gebruikers.

Een digital twin is een digitale representatie van een fysieke asset of omgeving die voor een bepaald doel wordt gebruikt. Afhankelijk van de toepassing kan deze bestaan uit modellen, registraties en actuele meetgegevens.

Niet ieder BIM-model of assetregister is automatisch een digital twin. De inhoud, actualiteit en koppeling met de werkelijkheid moeten passen bij de beslissingen die ermee worden ondersteund.

Betrouwbare assetdata geeft inzicht in wat aanwezig is, waar het zich bevindt, welke prestaties nodig zijn en welke werkzaamheden eerder zijn uitgevoerd. Daardoor kunnen onderhoudspartijen beter voorbereiden, materialen plannen en resultaten terugmelden.

De beheerorganisatie kan onderhoud vervolgens beoordelen in samenhang met risico’s, conditie, kosten en toekomstige plannen.

Sensoren en verbonden apparaten kunnen gegevens leveren over bijvoorbeeld temperatuur, energiegebruik, draaiuren, trillingen of storingen. Daarmee kun je afwijkingen eerder signaleren en prestaties beter volgen.

Meetdata krijgt pas waarde wanneer zij aan de juiste asset, locatie, tijd en context is gekoppeld. Ook betrouwbaarheid, beveiliging, eigenaarschap en bewaartermijnen moeten worden geregeld.

Bij voorspellend onderhoud worden meetgegevens, gebruiksinformatie en onderhoudshistorie gebruikt om te bepalen wanneer een storing of prestatieverlies waarschijnlijk wordt. Zo kan onderhoud plaatsvinden voordat uitval ontstaat, zonder uitsluitend op vaste intervallen te werken.

Deze aanpak is vooral zinvol bij kritische assets waarvoor voldoende betrouwbare data beschikbaar is. Niet ieder onderdeel hoeft of kan voorspellend worden onderhouden.

AI kan patronen herkennen en helpen bij het voorspellen van storingen, restlevensduur of onderhoudsbehoefte. De kwaliteit van de uitkomst hangt sterk af van de beschikbare data, het model en de context waarin het advies wordt gebruikt.

AI vervangt daarom niet de technische beoordeling en verantwoordelijkheid. Het is een hulpmiddel voor besluitvorming, geen garantie dat een storing wel of niet zal optreden.

Spreek af welke processtappen, statussen, objectidentificaties en gegevens je gebruikt. Door onderhoudsopdrachten, statusupdates, inspecties en gereedmeldingen volgens een gezamenlijke berichtenstandaard uit te wisselen, hoeven partijen informatie minder vaak handmatig over te nemen.

De DICO Standaard bevat berichten voor onderhoudsprocessen tussen onder meer vastgoedorganisaties, onderhoudspartijen en hun software. De nieuwste onderhoudsberichten worden samen met woningcorporaties, onderhoudsbedrijven en ERP-leveranciers geïmplementeerd en getest.

Gebruik een stabiele identificatie en leg ook de locatie en relaties met andere objecten vast. Een omschrijving als ‘ketel woning 12’ is vaak onvoldoende wanneer systemen, locaties of onderdelen veranderen.

Voor unieke exemplaren kan een eigen assetidentificatie nodig zijn. Productclassificatie en productcodes blijven daarnaast belangrijk om vast te leggen om welk type product het gaat.

Assetmanagement maakt zichtbaar welke assets veel energie of onderhoud vragen, wanneer vervanging logisch is en welke ingreep het beste past bij prestaties, kosten en duurzaamheidsdoelen.

Dat vraagt om betrouwbare informatie. Technische, financiële en milieugegevens moeten aan hetzelfde object gekoppeld zijn. Alleen dan kun je de gevolgen van een keuze goed beoordelen.

Standaarden zorgen dat informatie herkenbaar en uitwisselbaar blijft, als die informatie door verschillende fasen, organisaties en systemen beweegt. Ze bieden afspraken over betekenis, classificatie, identificatie, specificatie en berichten.

Standaarden bepalen niet welke assetstrategie jouw organisatie moet kiezen. Wel zorgen ze ervoor dat informatie eenduidig beschikbaar is, zodat je gegevens kunt hergebruiken en beter onderbouwde besluiten kunt nemen.

Er is niet één standaard die alle informatie rond assetmanagement afdekt. Welke standaard je gebruikt, hangt af van het soort informatie en het proces dat je wilt ondersteunen. De standaarden van Ketenstandaard vullen elkaar aan:

• ETIM classificeert technische producten en legt hun eigenschappen eenduidig vast. Zo kun je product- en typegegevens consistent vastleggen en uitwisselen.
• SfB ordent bouwelementen op basis van hun functie. Daarmee geef je gebouwinformatie een herkenbare en logische structuur.
• DICO ondersteunt de digitale uitwisseling van onder meer onderhoudsopdrachten, statusinformatie en gereedmeldingen tussen organisaties.
• STABU en KIS helpen je om eisen, prestaties en keuzes tijdens ontwerp en contractering gestructureerd vast te leggen.
• TRAIL is in ontwikkeling en maakt het mogelijk om informatie over producten, assets, werkzaamheden en locaties gedurende de hele levenscyclus traceerbaar te ontsluiten.

Ketenstandaard kan voor het thema assetmanagement een Ketenkompas ontwikkelen. Daarmee helpt Ketenstandaard om vraagstukken die spelen bij jouw organisatie te ordenen: waar sta je nu, welke assets en processen wil je beter beheren, welke informatie, data, standaarden en afspraken zijn daarvoor nodig en wat is een logische volgende stap?

Begin klein, met één concreet proces waarin een gebrek aan informatie problemen veroorzaakt. Denk bijvoorbeeld aan gepland onderhoud of de oplevering van een gebouw. Bepaal welke assets daarbij kritisch zijn, welke gegevens nodig zijn en wie verantwoordelijk is voor die gegevens.

Kies daarna passende standaarden en test de gegevensuitwisseling in een afgebakende keten. Zo kun je ervaring opdoen voordat je opschaalt.

Niet altijd. Veel organisaties kunnen beginnen met betere afspraken, opschoning van brondata en consequenter gebruik van bestaande systemen. Nieuwe software heeft pas waarde wanneer processen, verantwoordelijkheden en informatiebehoeften duidelijk zijn.

Controleer daarnaast of huidige software de relevante standaarden en koppelingen al ondersteunt. Implementatiepartners kunnen helpen bij inrichting, integratie en migratie.

Het Digitaal Stelsel Gebouwde Omgeving biedt afspraken voor veilig en betrouwbaar delen van data tussen organisaties. De standaarden beschrijven vervolgens welke informatie wordt vastgelegd en hoe die herkenbaar en uitwisselbaar wordt gemaakt.

Voor assetmanagement betekent dit dat informatie bij verschillende bronnen kan blijven. Door gezamenlijke afspraken kunnen partijen die informatie toch vinden, delen en gebruiken.