GLN-code (aanvragen)
Wissel je digitale orders, pakbonnen of facturen uit met ketenpartners? Dan moet duidelijk zijn welke organisatie of locatie bij een bericht hoort. Met een Global Location Number (GLN) krijgt een organisatie of locatie een wereldwijd unieke code van 13 cijfers. Ketenstandaard verzorgt de uitgifte voor de Nederlandse bouw- en technieksector en neemt de uitgegeven codes op in het DICO Adresregister.
- Organisaties en locaties wereldwijd uniek identificeren
- Duidelijke adresidentificatie in DICO-berichten
- Verschillende vestigingen en adressen apart herkenbaar maken
- GLN-codes opzoeken in het DICO Adresregister
GLN Facts
Waarvoor heb je een GLN nodig, hoe vraag je er een aan en wanneer gebruik je meerdere codes? Hieronder vind je antwoorden over GLN-codes, het DICO Adresregister en het gebruik in elektronische berichten.
GLN staat voor Global Location Number. Het is een internationale identificatiecode van GS1, bestaande uit 13 cijfers. Met een GLN kun je een organisatie, een fysieke locatie of een functionele locatie, zoals een factuuradres, eenduidig herkennen.
De code verwijst naar de bijbehorende gegevens. Die gegevens staan niet letterlijk in het nummer zelf. Daardoor kunnen organisaties dezelfde identificatie gebruiken, ook wanneer ze met verschillende softwaresystemen werken.
Voor organisaties in de bouw- en technieksector die digitaal gegevens uitwisselen, zoals fabrikanten, groothandels, aannemers, installateurs, onderhoudsbedrijven en woningcorporaties. Ook softwareleveranciers gebruiken GLN-codes bij het inrichten van elektronische berichtenstromen.
Een GLN is vooral relevant wanneer systemen precies moeten weten welke organisatie, vestiging of zakelijke rol bij een bericht hoort.
In DICO-berichten helpt de GLN om betrokken partijen en relevante adressen eenduidig te identificeren, bijvoorbeeld bij orders, leveringen en facturen.
Een GLN regelt niet zelf waar een bericht technisch naartoe wordt verzonden. Daarvoor zijn ook afspraken en instellingen nodig in de software van de betrokken ketenpartners.
Met dezelfde unieke identificatie verklein je de kans dat organisaties of vestigingen met elkaar worden verward. Je kunt adresgegevens beter aan de juiste partij koppelen en elektronische berichten consistenter verwerken.
De winst ontstaat vooral wanneer zowel jouw eigen software als die van je ketenpartners de GLN op de afgesproken manier gebruikt.
Niet altijd. Eén GLN kan voldoende zijn wanneer je organisatie in de uitwisseling als één partij of locatie wordt behandeld. Heb je verschillende vestigingen, afleverlocaties of factuurfuncties die afzonderlijk herkend moeten worden, dan kunnen meerdere GLN-codes nodig zijn.
Stem met je ketenpartners en softwareleverancier af welke locaties en rollen je in de berichten wilt onderscheiden.
Een KvK-nummer identificeert een onderneming in het Nederlandse Handelsregister. Een GLN identificeert een organisatie, locatie of functie in digitale ketenprocessen. Een GTIN, de GS1-artikelcode, identificeert juist een handelsartikel of product.
De nummers kunnen naast elkaar worden gebruikt, maar zijn niet onderling uitwisselbaar.
Een GLN is niet voor iedere organisatie in de bouw- en technieksector wettelijk verplicht. Voor de elektronische berichtenuitwisseling volgens DICO wordt wel met GLN-codes gewerkt. Ook kan een klant of leverancier eisen dat je een GLN gebruikt om digitaal zaken te doen.
Of je een GLN nodig hebt, hangt dus af van het proces en de afspraken met je ketenpartners.
GLN is een internationale GS1-standaard. Voor de Nederlandse bouw- en technieksector verzorgt Ketenstandaard de uitgifte van GLN-codes. Dat gebeurt in het kader van deelname aan onder meer DICO en ETIM.
GS1 bepaalt de internationale identificatiestandaard. Ketenstandaard verzorgt de sectorale aanvraag en registratie van de codes die zij uitgeeft.
Ben je DICO- of ETIM-deelnemer, dan kun je hiervoor terecht in Mijn Ketenstandaard. Ga naar ‘Locaties (GLN)’, vul de verplichte gegevens in en verstuur je aanvraag. Je ontvangt een bevestiging; Ketenstandaard beoordeelt de aanvraag en koppelt het resultaat aan je terug.
Ben je nog geen deelnemer? Bekijk dan eerst de mogelijkheden voor deelname aan DICO of ETIM. Welke deelname past, hangt af van de gegevensuitwisseling die je wilt ondersteunen.
Bij een DICO-licentie is één GLN inbegrepen. DICO-deelnemers kunnen aanvullende GLN-codes zonder afzonderlijke kosten per code aanvragen. Bij ETIM-deelname is één GLN inbegrepen. Voor meerdere GLN-codes heb je volgens de deelnamevoorwaarden een DICO-licentie nodig.
De eventuele kosten zitten dus in het betreffende deelnemerschap. Bekijk voor de actuele bijdrage de tarieven en voorwaarden van Ketenstandaard.
Ja, als DICO-deelnemer kun je voor verschillende vestigingen, adressen of functies extra codes aanvragen via Mijn Ketenstandaard.
Vraag alleen een aparte GLN aan wanneer die een duidelijk te onderscheiden organisatie, locatie of functie identificeert. Zo blijft de registratie overzichtelijk en bruikbaar.
Het DICO Adresregister van Ketenstandaard laat zien welke GLN-code bij welke organisatie of locatie hoort. Je kunt er zoeken op onder meer een GLN-code of bedrijfsnaam.
Het register bevat GLN-codes die bij Ketenstandaard bekend zijn. Het is dus niet automatisch een volledig overzicht van alle GLN-codes die wereldwijd bestaan.
Zoek de organisatie of de code op in het DICO Adresregister. Controleer vervolgens of je de juiste vestiging of functie hebt gevonden, bijvoorbeeld het factuuradres of de ontvangende partij.
Staat de organisatie niet in het register? Dat betekent niet automatisch dat er geen GLN bestaat. Vraag de code na bij je ketenpartner of neem contact op met Ketenstandaard.
Een bestaande GLN kan bruikbaar zijn als deze de juiste organisatie, locatie of functie identificeert. Voorkom dat je zonder noodzaak een tweede nummer aanvraagt voor precies dezelfde identificatie.
Controleer met je ketenpartner en zo nodig met Ketenstandaard of de bestaande GLN geschikt is voor de beoogde DICO-uitwisseling en of de bijbehorende gegevens in het DICO Adresregister bekend zijn.
Geef wijzigingen in organisatie- en adresgegevens tijdig door aan Ketenstandaard. Controleer ook of je eigen software en die van je ketenpartners nog de juiste gegevens gebruiken.
Een adres- of organisatiewijziging vraagt niet in alle gevallen om een nieuwe GLN. Laat bij twijfel beoordelen of de bestaande identificatie geldig kan blijven.
Een GLN kan volgens de GS1-identificatieregels ook worden gebruikt voor een afzonderlijke fysieke locatie. Denk in de bouw aan een project- of afleverlocatie, als die in de gegevensuitwisseling apart moet worden geïdentificeerd.
Of een aparte GLN voor jouw project zinvol is, hangt af van de werkwijze en de afspraken met leveranciers en softwarepartners. Stem de aanvraag zo nodig af met Ketenstandaard.
Volgens de algemene voorwaarden van Ketenstandaard wordt de GLN bij beëindiging van een DICO-licentie op non-actief gezet. Ook vervalt dan het recht om DICO onder die licentie te gebruiken.
Wil je de GLN voor andere toepassingen blijven gebruiken? Neem dan vóór beëindiging van je deelname contact op met Ketenstandaard om de mogelijkheden te bespreken.
Een Global Trade Item Number (GTIN), ook wel EAN-code genoemd, is een wereldwijd uniek nummer waarmee je producten en artikelen identificeert. In de bouw- en technieksector wordt de GTIN onder meer gebruikt bij de digitale uitwisseling van product- en artikelgegevens via DICO.
Anders dan een GLN vraag je een GTIN niet aan bij Ketenstandaard, maar rechtstreeks bij GS1 Nederland. Daar kun je artikelcodes aanvragen en beheren.