Opdrachtgevers willen steeds vaker digitaal met installateurs kunnen communiceren. Maar waar begin je als installateur met digitaliseren? Een klein familiebedrijf wil bijvoorbeeld een digitaal bestelproces met de groothandel opzetten. Een groot concern buigt zich over de vraag hoe het duurzaamheidsdata zo efficiënt mogelijk kan ontvangen en delen. Welke vraag ook, met kleine stappen kan iedereen resultaat boeken, leren de ervaringen van Hanap en Van den Pol.
Blij met tijdwinst
Toen Bilal Al Masoudi, IT teamleider bij Van den Pol Elektrotechniek B.V. , 18 jaar geleden bij het bedrijf in dienst kwam, verliepen alle bestellingen via ‘programmaatjes’ die gemaakt werden door leveranciers, e-mails en fax-opdrachten. “Als IT-afdeling hadden we ongelooflijk veel werk aan het onderhouden van al die systemen. Met leveranciers die helemaal geen applicatie hadden, moesten we alle gegevens mailen en daarna overtikken in onze eigen systemen, dat kostte veel tijd. Gelukkig is in ons ERP pakket alles nu zo ingericht dat we bestellingen op één manier automatisch kunnen verwerken. Het maakt niet uit of dat bestellingen zijn bij Technische Unie of Rexel. Ik ben blij met de tijdwinst die we hiermee behalen.”
Hulp bij digitaliseren
Een van de vragen die Al Masoudi vaak krijgt van andere installatiebedrijven is waar je moet starten met digitaliseren. Al Masoudi: “Het begint heel eenvoudig met het aanvragen bij Ketenstandaard van een GLN-code, een wereldwijd unieke code van 13 cijfers die in elektronische berichten wordt gebruikt voor de identificatie van vaste adresgegevens van een organisatie. Vervolgens moet je weten met welke partijen je informatie wilt gaan uitwisselen. Maak een top tien van leveranciers waarmee je een koppeling wilt maken, dan is het behapbaar. Groothandels als Technische Unie en Rexel helpen je bij het maken van de koppeling om via de DICO Standaard automatisch te kunnen communiceren over bestellingen, orderbevestigingen en facturen. Deze digitale communicatie levert direct voordeel op: minder fouten, minder administratieve handelingen en snel inzicht in de status.”
Efficiënt communiceren met opdrachtgevers
“Wanneer we reparaties verrichten voor opdrachtgevers kunnen de werkbonnen en serviceberichten ook automatisch worden verstuurd,” vertelt Al Masoudi. “We hebben nu één woningbouwvereniging waarmee we via de DICO Standaard communiceren en dat gaan we opschalen naar andere woningbouwverenigingen. Een huurder hoeft dan niet meer te bellen bij een storing, maar kan digitaal een melding maken die direct in ons ERP systeem verschijnt. Na het aanmaken van een werkbon en het uitvoeren van de werkzaamheden, stuurt het systeem automatisch een factuur naar de woningbouwvereniging. Deze manier van werken zorgt ervoor dat we veel minder telefoontjes heen en weer hoeven te plegen. En bewoners kunnen via sms op de hoogte worden gehouden van de status van hun storingsmelding. Iedereen is blij met deze efficiënte manier van werken.”
Digitaliseren en standaardiseren met DICO
“De aanleiding om onze processen te gaan digitaliseren, is dat we het foutpercentage wilden verminderen dat ontstaat bij bellen en mailen,” vertelt Aart Veldhuizen, IT Manager bij Hanab. “Inkooporders, orderbevestigingen, facturen, al die communicatie verloopt nu volledig digitaal met leveranciers. En voor de communicatie met opdrachtgevers, bijvoorbeeld wanneer we storingen aan installaties moeten oplossen, gebruiken we ook digitale berichten gebaseerd op de DICO Standaard. Als klanten voorheen een melding maakten, moest een installateur eerst in een systeem inloggen om de melding te analyseren. Daarna moest die melding worden overgetikt in het eigen systeem en vervolgens weer terug naar de opdrachtgever voor de afronding. Alles bij elkaar betreft dat veel handmatige handelingen. Het bespaart ons veel tijd, zowel bij storingsmeldingen als bij bestellen, dat we met de DICO Standaard de processen gestandaardiseerd en gedigitaliseerd hebben.”
Snel de juiste producten vinden met ETIM
Waar de DICO Standaard de communicatie tussen applicaties regelt, is de ETIM Standaard een handig hulpmiddel om productdata op orde te krijgen en houden. Samen maken deze standaarden een efficiënte samenwerking mogelijk tussen vastgoedbeheerders, groothandels en installateurs. Veldhuizen: “Als installateur kan je ongelooflijk veel tijd besparen door je artikeldatabase actueel te krijgen en houden via de 2BA-datapool die werkt op basis van ETIM geclassificeerde productgegevens. Anders moet je alle gegevens apart inboeken, ontvangstbewijzen ophalen, afwijkingen invullen. Het vinden en bestellen van de juiste producten kost dan veel tijd. Dat dit nu helemaal automatisch gaat, betekent naast tijdwinst ook dat we altijd over alle actuele productgegevens van fabrikanten beschikken.”
DICO koppeling als voorwaarde voor leveranciers
Ook Van den Pol is aangesloten op de datapool van 2BA. Al Masoudi: “Bij bestellingen krijgen we binnen een paar minuten een terugkoppeling in het systeem waarin dat staat dat de bestelling is geaccepteerd en welke bijzonderheden er eventueel bijkomen, bijvoorbeeld of het om deelleveringen gaat. De productgegevens ontvangen we dan via de DICO koppeling. Een leverancier die graag aan ons wil leveren, vragen we eerst via DICO een koppeling te maken zodat we inkooporders, pakbonnen en facturen meteen digitaal kunnen versturen. Leveranciers moeten deze manier van werken op orde hebben voordat ze aan ons kunnen leveren.”
Digitaal afhandelen ideaal bij storingsmeldingen
Veldhuizen wil alle installateurs aanmoedigen zich te verdiepen in hoe ze tijd kunnen besparen met digitaliseren en standaardiseren. “Het digitaal afhandelen van een groot aantal kleine storingsmeldingen bespaart je echt ongelooflijk veel tijd. Kleinere installateurs kunnen specifieke softwarepakketten selecteren om hiermee aan de slag te gaan. Check vooraf wel of het softwarepakket kan werken met DICO!”
Zo wordt digitaal werken een succes
Ook Al Masoudi denkt dat alle installateurs digitaal werken moeten gaan omarmen. “Na het goed inrichten van het proces, heb je veel minder telefoontjes en mailtjes met allerlei vragen. Alles staat duidelijk in het systeem. Ik ben er heel blij mee, want het kost mijn collega’s veel minder tijd. Zij hoeven zich nu alleen bezig te houden met uitzonderingen bij bestellingen die niet volgens aanvraag geleverd worden. Met de kennis van nu is de tijdsinvestering per gekoppelde leverancier ongeveer twee uur, dus dat valt mee. De koppeling met de eerste leverancier is het lastigst, daarna kan je de handelingen voor een volgende koppeling gewoon kopiëren. Door stap voor stap ervaring op te doen en je medewerkers actief te betrekken, wordt digitaal werken een succes voor de hele organisatie!”